Đối với những ngành như tài chính kế toán thì file Excel thường có dung lượng rất lớn. Chính vì vậy, việc giảm dung lượng file Excel là một điều rất hữu ích để bạn có thể chia sẻ file một cách dễ dàng. Nếu bạn chưa biết cách giảm dung lượng file Excel thì tham khảo ngay bài viết Chaolong TV sau nhé!

Xóa dữ liệu ẩn

Để giảm kích thước của Excel, trước tiên bạn có thể xóa dữ liệu ẩn. Điều này cũng giúp giảm một nửa kích thước tệp. Nó cũng rất dễ thực hiện:

Bước 1: Các bạn chọn Info, chọn Check for Issues, chọn Inspect Document.

Bước 2: Sau đó tại bảng Document Inspector các bạn chọn Inspect để Excel kiểm tra dữ liệu ẩn.

Bước 3: Tiếp theo, chọn Remove All để xóa dữ liệu đã ẩn đi.

Nén kích thước hình ảnh

Thông thường, Excel sẽ hiếm khi nhìn thấy hình ảnh. Tuy nhiên, nếu có hình ảnh trong tệp của bạn, hãy sử dụng phương pháp này để giảm kích thước hình ảnh:

Bước 1: Chọn ảnh muốn nén, chọn Formats, chọn Compress Photos.

Bước 2: Trong Chỉ áp dụng cho ảnh này, hãy chọn nó. Sau đó, chọn tùy chọn Email thu nhỏ kích thước tài liệu để chia sẻ và cuối cùng chọn OK.

Xóa định dạng cột và hàng

Nếu bạn cho rằng các cột và hàng thừa không cần thiết, bạn có thể xóa chúng. Chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + cột và hàng để xóa chúng, nhấp chuột phải, chọn Delete.

=>> Xem thêm: Cách sao lưu và phục hồi dữ liệu trong Windows 10 đơn giản dễ hiểu

Xóa định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một tính năng giúp người dùng tìm kiếm dữ liệu quan trọng nhanh hơn. Trong trường hợp muốn tối ưu hóa không gian lưu trữ để chia sẻ nhanh, loại bỏ định dạng có điều kiện cũng là cách được nhiều người dùng hiện nay.

Các bạn chọn ô Conditional Formatting, chọn Home, chọn Conditional Formatting, chọn Clear Rules, sẽ xuất hiện 2 tùy chọn:

• Clear from Selected Cells: Xóa định dạng ô đó.
• Clear Rules from Entire Sheet: Xóa toàn bộ định dạng trong sheet.

Xóa cửa sổ xem

Với các file Excel liên quan đến tài chính, quản lý dữ liệu, sản phẩm, người dùng sẽ thường sử dụng chức năng Watch Window. Đây là tính năng cho phép bạn kéo các ô quan trọng ra một cửa sổ riêng để tiện theo dõi. Tuy nhiên, sau khi hoàn thành công việc hoặc muốn gửi tệp cho người khác, bạn có thể xóa cửa sổ xem để giảm dung lượng. Bạn chọn Formulas, chọn viewport, chọn delete viewport.

Lưu tệp dưới dạng nhị phân

Lưu dưới dạng nhị phân cũng là một cách để giảm dung lượng file Excel. Bạn chọn File, chọn Save As, chọn tùy chọn lưu Excel Binary Workbook.

Trên đây Chaolong TV đã hướng dẫn các bạn các cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả. Tôi hy vọng bài viết hữu ích cho bạn!

Tham khảo thêm sản phẩm laptop giá rẻ: Laptop Chaolong TV giá rẻ

Ghé thăm trang fan hâm mộ Facebook của chúng tôi: Máy tính xách tay Chaolong TV